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#Erfahrungsbericht FLEETIZE Fahrtenbuch

FLEETIZE ist ein Stuttgarter Unternehmen und hat ursprünglich des Fokus darauf, Flottenkunden das Leben leichter zu machen. Mittlerweile gibt es auch einen eigenständigen Tarif für „nur Fahrtenbuch“, weswegen es Bestandteil meines Tests zum Thema „Digitales Fahrtenbuch & Co: Wie auch ältere Autos online gehen können“ ist. Wie meine Erfahrungen mit dem Fahrtenbuch sind und natürlich auch einen kleinen Ausblick aufs Flottenmanagement findest du in diesem Artikel.

1. Der Start mit FLEETIZE

Meine Nachfrage nach einem FLEETIZE-Tracker hat das Unternehmen total nett beantwortet. Es war gar kein Problem einen Stecker für den Test zu bekommen. Sogar als der Test und vor allem der Bericht darüber aufgrund meines Hauptjobs unvorhergesehener Weise doch deutlich länger gedauert hat als erwartet, ist mein Ansprechpartner bei FLEETIZE sehr entspannt geblieben.

Ich habe ganz normal über die Bestellmaske von FLEETIZE bestellt. Dabei fiel mir ins Auge, dass die Bestellmaske die Angabe von Firmenname und Umsatzsteuer-ID verlangt. An solchen Stellen merkt man, dass FLEETIZE eigentlich aus einem reinen B2B Geschäft kommt. Zukünftig wäre die Auswahl „Ich bin Privatkunde“ sicher sinnvoll. Es benötigen ja auch normale Dienstwagenfahrer mitunter ein Fahrtenbuch und der Arbeitgeber kümmert sich nicht immer darum.

Der Stecker wurde schnell geliefert und der Einbau war denkbar einfach. Mittlerweile weiß ich ja auch, wo der Anschluss in meinem Auto ist. Auch die zugehörigen Apps waren schnell runtergeladen. Da für den Test alle Funktionen freigeschaltet waren, also sowohl das Fahrtenbuch als auch das Flottenmanagement PROFESSIONAL, gab es zwei Apps. FLEETIZE Track für das Flottenmanagement und FLEETIZE Routes für das Fahrtenbuch. Für beide Anwendungen gibt es auch ein Web-Interface, bei dem man manche Punkte natürlich einfacher Bedienen kann. Als das Gerät ankam, war es bereits meinem Account zugeordnet. Es konnte also direkt losgehen.

Mein Fokus lag natürlich auf dem Fahrtenbuch, dennoch gibt es einige kleine Einblicke ins Flottenmanagement. Das aber quasi „außer Konkurrenz“.

2. Das Fahrtenbuch (FLEETIZE Routes)

Sobald der Stecker im Fahrzeug steckt (und man einen gültigen Vertrag hat), kann man sich in der App FLEETIZE Routes anmelden und sieht schon bald die ersten aufgezeichneten Fahrten. Fleetize RoutesDer Startbildschirm zeigt als erstes eine Übersicht, wie die derzeitige prozentuale Verteilung zwischen Dienstfahrten, Wegen zur Arbeit und Privatfahrten ist. Auch die genauen Kilometer für alle drei Kategorien sieht man direkt. Ebenso im Startbildschirm wird die Anzahl der Fahrten angezeigt, die noch zugeordnet werden müssen. Die letzte Aktion des Fahrzeugs, also zum Beispiel „parkt seit 15:22 Uhr“ wird ebenfalls angezeigt. Im Bild oben die Darstellung aus dem Web-Portal, in der App ist der Informationsgehalt des Startbildschirms vergleichbar.

Bearbeiten von Fahrten

Wenn man auf die noch zu bearbeitenden Fahrten klickt, öffnet sich das eigentliche Fahrtenbuch und man kann direkt beginnen mit der Zuordnung. Für jede Fahrt werden Start- und Endpunkt, Start- und Endkilometerstand sowie die zurückgelegte Distanz bereits angezeigt. Es gibt dann FLEETIZE Routesdrei kleine Symbole für die drei Fahrtenkategorien, über die man die Fahrt zuordnen kann. Sobald die Fahrt erfolgreich zugeordnet ist, bekommt sie einen grünen Haken.

Praktischerweise kann man alle Fahrten eines Tages gleichzeitig bearbeiten. Durch Klick auf den Stift neben dem Datum kann Zweck der Fahrt und besuchter Geschäftspartner für alle Fahrten angegeben werden. So spart man sich das Eintragen in jeder einzelnen Fahrt.

Nach dem Bearbeiten bekommt die Fahrt einen grünen Haken. Das passiert allerdings auch, wenn noch kein Zweck der Fahrt und besuchter Geschäftspartner eingetragen wurde. FLEETIZE sagt, das ist im Falle von eigenen Orten oder je nach Branche auch keine Pflichtangabe, etwas verwirrend finde ich das trotzdem. So sieht man im Nachgang nämlich auch nicht mehr, dass diese Angaben ggf. fehlen und kann sie nach dem Ablauf der gesetzlich vorgeschriebenen 7-Tages-Frist auch nicht mehr nachtragen. Eine differenziertere Darstellung könnte hilfreich sein.

Neben der Angabe in der App, wie viele Fahrten noch zugeordnet werden müssen schickt FLEETIZE auch eine Email, wenn unbearbeitete Fahrten aus der 7-Tage-Frist rauslaufen. Hier würde ich mir zusätzlich eine Push-Notification auf dem Handy wünschen. Dann kann man das mal eben schnell erledigen. In meine Emails schaue ich auf dem Handy nicht dauerhaft rein.

Fahrten können auch nochmal in „Unterfahrten“ aufgeteilt werden. Wenn man beispielsweise auf dem Weg zur Arbeit einen privaten Umweg gefahren ist – ohne den Motor auszuschalten. Dann müsste der Fahrer theoretisch einen Arbeitsweg und eine Privatfahrt daraus machen (praktisch tun das wahrscheinlich die Wenigsten). Eine Funktion zum Zusammenfassen von Fahrten gibt es nur, wenn die Pause zwischen den Fahrten nicht mehr als 30 Minuten beträgt. So soll eine etwaige Manipulation durch Zusammenführen von Fahrten ausgeschlossen werden.

Bei der Pflege der Fahrtenbuch-Einträge gibt es neben einigen Eingabefeldern eine kleine Glühbirne. Wenn man darauf klickt schlägt die App die derzeit häufigsten Eintragungen vor. Diese kann der Nutzer auch direkt in den Eintrag übernehmen. Beispielsweise für den Namen des Fahrers oder den Zweck der Fahrt/Ansprechpartner kann man das nutzen. Wenn jemand allerdings immer wieder die gleichen 100 Geschäftspartner in einem Jahr besucht, wird diese Ansicht nicht sehr hilfreich sein. Da wäre es schön, wenn FLEETIZE aufgrund der GPS-Position gleich erkennt, welche Geschäftspartner im Umkreis von beispielsweise 500m in Frage kommen könnten…

Weitere Funktionen des FLEETIZE Fahrtenbuchs

…aber: Auch dafür gibt es einen Lösungsansatz. Es können Orte angelegt werden, die dann immer wieder verwendet werden. Diese werden auch im Live-Tracking in der Karte angezeigt. Diese Orte muss der Nutzer allerdings manuell anlegen und auf einer Google-Karten markieren. Die Möglichkeit zur Eingabe der Adresse ist etwas versteckt hinter einem Lupensymbol rechts oben in der google-Karte. Noch bequemer wäre es, wenn die App anhand der Daten der letzten Wochen und Monate proaktiv Orte vorschlägt. Oder zumindest im Menü bei „Ort anlegen“ die letzten angefahrenen Adressen anzeigt.

Man kann Benutzer anlegen, die dann auch Zugriff auf die Fahrtenbücher haben – entweder vollständig oder auch nur teilweise. Gerade in kleineren Unternehmen kann das sehr sinnvoll sein, wenn das Sekretariat, die Disposition oder auch einfach der Steuerberater direkten Zugriff haben.

Ansonsten sind die Fahrtenbücher sehr ordentlich sortiert. Man kann auch in bestimmte Monate springen, das finde ich sehr hilfreich, wenn man mal etwas genauer nachschauen will. Auch für ältere und abgeschlossene Fahrten sind in der App Details nachvollziehbar.

In der Fahrtenbuchfunktion sind allerdings nur die Start- und Endpunkte mit einer geraden Linie verbunden. Die genaue Route zeigt das System nicht an. Das ist nur für das Fahrtenbuch auch ausreichend (und beim Wettbewerber Vimcar auch so). Das wäre bei genauen Routen sonst auch eine ganz schöne Datenmenge. Man kann allerdings in den Reports für einen bestimmten Zeitraum sogenannte Haltepunkte anzeigen lassen. Dann entsteht das Bild, so wie es ganz oben im Artikel gezeigt wird. Spannend, wo man überall so war. Oder zumindest das Auto.

Das System nutzt die GPS-Position automatisch um die Adresse zu bestimmen und das stimmt auch meistens. Ausnahmen bestätigen da die Regel: Als ich einmal direkt vor meiner Haustür geparkt habe, wurde die Nachbarstraße als Adresse erkannt (und dann stimmt natürlich auch die Hausnummer nicht). Soweit, so normal und absolut verschmerzbar. Auch bei Fahrten ohne das Smartphone in der Nähe werden Fahrten zuverlässig aufgezeichnet, da der Stecker eine eigene SIM-Karte hat.

Einen kleinen Meckerpunkt gibt es dann aber doch und der betrifft die Symbolik: Wenn man die Fahrten jeweils als Dienstfahrt, Arbeitsweg oder Privatfahrt klassifizieren will gibt es dafür in der App drei kleine Symbole. Die sind tatsächlich so klein, dass sie für mich auf den ersten Blick auch nicht selbsterklärend waren. Wenn man etwas genauer hinschaut, erkennt man eine Aktentasche, eine Straße und ein Fußball. Mit einer bisschen Interpretation ist dann natürlich klar, was was ist. Dennoch finde ich das bei Vimcar eleganter gelöst. Dort gibt es größere Symbole und auch nochmal eine Bezeichnung, was diese bedeuten sollen. Vermutlich ist das aber auch einfach eine Frage der Gewöhnung.

Verhalten bei fehlerhafter Bedienung 🙂

Das Problem ist ja meistens nicht das System, sondern der Nutzer. Wenn das Gerät nicht erreichbar ist, weil man beispielsweise in einer Tiefgarage steht, wird das in der App direkt groß und in rot angezeigt. Also keine Chance die Info zu übersehen.

Beim vollständigen Abziehen des Steckers wird in der App eine entsprechende Meldung angezeigt. Dank der Batterie im Stecker kann der Tracker je nach Ladung noch bis zu mehreren Stunden weiter orten. Auch nachdem er wieder eingesteckt wurde, ist erkennbar, dass er abgesteckt war. Die Meldung „Gerät modifiziert“ signalisiert, dass hier jemand Hand angelegt hat. Über die „Alarme“-Funktion kann auch ein Smartphone-Push ausgelöst werden, wenn der Tracker abgesteckt wird. Da es sonst keine Email oder Push-Nachricht gibt fänd ich es praktischer, den entsprechenden Alarm bereits standardmäßig angelegt zu haben.

In meinem Fall ist es auch passiert, dass ich erst FLEETIZE getestet habe, dann zwischendurch kurz Pace und dann wieder zu FLEETIZE zurückgekehrt bin. Als der Stecker abgesteckt war stand dort „das Gerät wurde modifiziert“ oder sowas. Allerdings hat es mich nicht alarmiert, dass der Kilometerstand nicht mehr stimmen kann. Das kommt daher, dass der Kilometerstand bei meinem Auto selbst nicht als Angabe auf dem OBD-Port ist, sondern nur aus den zurückgelegten Strecken des GPS-Signals zusammengerechnet wird. Die Lösung dafür ist allerdings recht einfach. Man kann manuell den aktuellen Kilometerstand eingeben, die fehlenden Kilometer dazwischen werden dann als unbekannte Privatfahrt angelegt. So ist das Fahrtenbuch wieder auf aktuellem Stand und immernoch finanzamtkonform.

Export des FLEETIZE Fahrtenbuchs

Was ich besonders positiv erwähnenswert finde: Wenn der Nutzer das Fahrtenbuch exportiert, kann er entscheiden, ob er einen finanzamtkonformen oder einen vollständigen Export haben möchte. Der erste zeigt nur dienstliche Fahrten und Arbeitswege an und keine Details zu Privatfahrten. Beim vollständigen Export werden alle Details im PDF angezeigt, auch die privaten Fahrten. Ich kann mir vorstellen, dass es gar nicht so wenige Fälle gibt, bei denen man auch mal private Fahrten sehen oder irgendwas zählen/auswerten will. Bei den anderen Anbietern fand ich es immer schade, dass man an Details zu privaten Fahrten im PDF überhaupt nicht mehr rankommt. FLEETIZE ist tatsächlich in meinem Test das einzige Unternehmen, was diese Option bietet.

3. Preise und Konditionen

Insgesamt hat FLEETIZE – wie alle anderen Anbieter auch – eine sehr transparente Preisgestaltung und -Darstellung: https://www.fleetize.com/preise

Das Fahrtenbuch kostet 16€ netto im Monat, also etwa 19€ brutto und liegt damit preislich ungefähr gleichauf mit Vimcar. Dabei ist der Stecker inklusive und es gibt auch eine Garantie über die gesamte Laufzeit, das heißt wenn mal was mit dem Stecker ist (auch wenn das eher Ausnahmen sind) wird er getauscht . Diese monatliche Rate wird jährlich berechnet, d.h. man bezahlt dennoch 228,50€ auf einen Schlag oder kann auch quartalsweise zahlen.

Sobald Funktionen des Flottenmanagements dazu kommen sollen wird es natürlich teurer. Gerade für kleinere Unternehmen ist das aber eine tolle Möglichkeit, FLEETIZE mit dem Fahrtenbuch erstmal im Fuhrpark einzuführen und später gegebenenfalls um ein Flottenmanagement zu erweitern. Neue Stecker sind dafür nicht nötig.

Alternativ kann man den FLEETIZE Tracker auch für 199,00 bei Amazon kaufen*. Dabei sind dann 6 Monate inklusive und das Eigentum des Trackers geht an den Käufer über. Das bedeutet: Wenn er außerhalb der gesetzlichen Gewährleistung kaputt geht ist es das Problem des Käufers. Weitere 6 Monate können jeweils für 85€ dazugebucht werden. Das macht also 14,17€ pro Monat brutto und ist damit knapp 5€ günstiger als die klassische Miete im Abomodell.

Nach einer Nutzungszeit von 2 Jahren bzw. 24 Monaten ist der Kauf des Trackers* also günstiger als die Miete. Vorausgesetzt, der Tracker geht in diesen beiden Jahren nicht kaputt. Wenn man nur das Fahrtenbuch nutzen möchte und sich sicher ist, dass man das Fahrtenbuch dauerhaft digital führt, lohnt sich der Kauf.

4. Zwischenfazit FLEETIZE Fahrtenbuch

Insgesamt kann man das FLEETIZE Fahrtenbuch vorbehaltlos empfehlen. Es gibt hier und da – wie bei jedem Anbieter – Dinge die ich anders machen würde, aber da ist sicher auch vieles Geschmackssache. Fakt ist, das Fahrtenbuch scheint im Test alle Anforderungen der Finanzämter zu erfüllen, ist zuverlässig und ungefähr genauso teuer wie der Wettbewerber Vimcar.

Was ich noch absolut positiv hervorheben möchte, ist der wahnsinnig schnelle und hilfreiche Kundendienst bei FLEETIZE. Obwohl das Unternehmen deutlich kleiner ist als Vimcar, also mutmaßlich auch weniger Mitarbeiter im Support hat, kamen die Antworten meistens innerhalb einer Stunde. Länger als 24h habe ich nie warten müssen. Und meistens kam die Antwort auch noch vom gleichen Mitarbeiter wie beim letzten Mal, der also meine Historie schon ungefähr kennt. FLEETIZE sagt, das liegt am tollen System mit wenig Supportaufwand. Ich kann mir allerdings auch vorstellen, dass Vimcar mittlerweile einfach mehr private Einzelkunden hat und dadurch einen deutlich erhöhten Supportaufwand im Vergleich zu Flottenkunden. Warum, wieso und weshalb ist aber eigentlich für Kunden auch egal – der Kundendienst bei FLEETIZE ist super!

5. Das Flottenmanagement (FLEETIZE Track)

Das Thema Flottenmanagement läuft wie gesagt außer Konkurrenz für den Test, da ich es mir bei Vimcar auch nicht im Detail angeschaut habe.

Beim Flottenmanagement merkt man, dass FLEETIZE sich in dem Bereich „zu Hause“ fühlt. Es gibt wahnsinnig viele Funktionen, Detailansichten und Auswertungen. Ich hatte den Eindruck, dass FLEETIZE extrem nah an den Kunden ist und ziemlich genau weiß, wer welche Funktion für was einsetzt.

Die App hat zwei Ansichten im Startbildschirm, die man auswählen kann. Das eine ist eine Listenansicht mit allen Fahrzeugen und deren Stati. Da steht also beispielsweise „fährt“, „parkt seit 15:22 Uhr“ oder eben auch „Gerät nicht erreichbar“. Letzteres passiert, wenn das Auto in einer Tiefgarage steht und der FLEETIZE Tracker keinen Empfang mehr hat oder natürlich auch, wenn der Stecker entfernt wurde

Anwendungsfälle von Fuhrpark-Kunden

Mich hat sehr die Detailebene beeindruckt, die FLEETIZE seinen Flottenkunden zur Verfügung stellt. Das System speichert beispielsweise pro Fahrzeug die gesamte Historie. Wann es wo war, gefahren ist, an einer Ampel gehalten hat und so weiter. Es gibt wohl Kunden, die anhand der verfügbaren Daten und Auswertungen einfach schauen, wie lange oder wie oft ein Fahrer beim Kunden war (der vorher über „Orte“ markiert wird). Anhand dieser Informationen stellen sie die Rechnung an ihre Kunden.

 

Von einem anderen sehr interessanten Anwendungsfall habe ich ebenso mitbekommen: Es werden wohl bei Schäden an Häusern, parkenden Autos und so weiter häufig Kurierfahrer verdächtigt. Beispielsweise wenn die Anwohner wissen, dass der Typ mit dem großen roten Auto öfter mal in ihrem Viertel unterwegs ist und nun hat die Hauswand einen roten Lack-Fleck. Dann kann der beschuldige Kurierdienst ziemlich genau nachweisen, wann er mit welchem Auto um welche Häuserecke gefahren ist und damit seine Unschuld beweisen. Darauf wäre ich bei Flottenmanagement nun nicht gleich gekommen 🙂 Im Zweifelsfall spart das aber viel Zeit, Geld und Nerven.

Darüber hinaus plant FLEETIZE weitere sehr sinnvolle Dienste, wie beispielsweise eine Warnung, wenn der Motor aus ist und noch Verbraucher im Fahrzeug angeschaltet sind. Bei Kühlaufbauten könnte das zum Beispiel passieren. Um zu verhindern, dass am nächsten Morgen die Batterie leer ist und der Fahrer nicht losfahren kann wird FLEETIZE zukünftig in diesem Fall alarmieren. Es gibt auch heute schon Alarme, die man selbst einstellen kann. Beispielweise wenn das Auto einen bestimmten Bereich betritt oder verlässt. Auch Alarme für abgesteckte Geräte oder fehlenden Empfang können eingestellt werden.

Alles in allem ist FLEETIZE Track ein wahnsinnig umfangreiches und nützliches Tool, dessen genauer Funktionsumfang auf den ersten Blick nur sehr schwer greifbar ist. FLEETIZE stellt Kunden oft „Rohdaten“ zur Verfügung die der Kunde für seine Zwecke nutzen kann. Das ist zwar weniger übersichtlich aber dafür sehr viel flexibler, als wenn man einzelne Anwendungsfälle vorgibt. Und man darf davon ausgehen, dass jemand der mehrere Fahrzeuge auf dem System hat sich ohnehin viel damit auseinandersetzt.

So what – FLEETIZE

Insgesamt ist FLEETIZE für mich immer noch die Positiv-Überraschung meines Tests. Im Gegensatz zu ryd und Vimcar hatte ich das Unternehmen vor meinem Test nicht auf dem Schirm und freue mich nun umso mehr darüber.

Ich denke für Kunden die nur ein zuverlässiges Fahrtenbuch wollen (ohne durchaus ansehnliches Privatkunden-bling-bling wie bei ryd) fällt die Entscheidung für zuverlässige digitale Fahrtenbücher derzeit zwischen Vimcar und FLEETIZE. Und ich würde sagen, diese Entscheidung ist tatsächlich einfach Geschmacksache.
FLEETIZE ist das deutlich kleinere Unternehmen, dafür flexibler, schneller und in meinen Augen persönlicher. Dafür ist eben die Benutzeroberfläche nicht ganz so hip und schick wie bei Vimcar, der Kunde wird nicht ganz so sehr an die Hand genommen und durch den Prozess geführt. Es ist ein bisschen wie die Android(=FLEETIZE)- oder iOS(=Vimcar)-Diskussion. Und an dieser Stelle darf nun jeder eine eigene Meinung haben ;).

Was denkst du darüber? Hast du selbst schon Erfahrungen mit FLEETIZE gemacht? Oder könntest du dir jetzt vorstellen, dein Fahrtenbuch digital zu führen? Ich bin sehr gespannt auf deine Meinung, entweder in den Kommentaren oder an luise@zeitgeistich.de!
Und wenn du den Artikel magst – spread the love and share the happiness (auf Facebook, Twitter, G+ oder wo du sonst bist). Ich danke dir von Herzen.

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